Nalatenschapsdocumenten uitgelegd

Papierwerk is voor veel mensen het deel van een nalatenschap waar ze het meest tegenop zien, mede omdat documenten in elk land andere namen hebben. Deze pagina is een begrijpelijk overzicht: wat elk document is, wie het opstelt of afgeeft en wanneer het relevant is. Het is geen lijst die u moet verzamelen; het is een naslagwerk dat u raadpleegt wanneer een persoon of platform iets vraagt.

De documententabel

Document	Wat het is	Wie het opstelt of afgeeft	Wanneer het relevant is
Overlijdensakte	Officiële registratie van het overlijden	De burgerlijke stand of het equivalent in het land van overlijden	Vanaf dag één: veel platforms en instellingen vragen ernaar; welke documenten nodig zijn, hangt af van de handeling en het platform
Testament	Een uiterste wilsbeschikking	Opgesteld door de erflater; vorm en geldigheid volgens de wettelijke eisen, bij twijfel bevestigd door een gekwalificeerde professional	Wanneer het bestaat; het kan de erfopvolging regelen binnen de grenzen van het toepasselijke recht. Laat de geldigheid en werking door een professional bevestigen
Attest of akte van erfopvolging	Kan de erfgenamenstatus of een specifieke benoeming bevestigen	In België het bevoegde registratiekantoor (attest) of de notaris (akte); in andere landen soms een rechtbank	Afhankelijk van de situatie en de instelling; niet automatisch een algemeen beheersmandaat
Attest van erfopvolging voor erfgenamen	Bewijs van wie de erfgenamen zijn	Het bevoegde registratiekantoor, in landen die dit gebruiken	Wanneer instellingen bewijs van erfgenaamschap vragen in plaats van een executeursbevoegdheid
Executeursbenoeming	In België wordt een executeur in het testament benoemd; de functie moet vervolgens worden aanvaard. In andere rechtsgebieden kan een rechtbank of andere instantie een vergelijkbare vertegenwoordiger benoemen.	Testament (België); in andere rechtsgebieden kan voor een vergelijkbare rol een rechtbank of andere instantie betrokken zijn	Wanneer de executeur of vergelijkbare vertegenwoordiger handelt: accounts benaderen, platforms contacteren of activa beheren binnen de betreffende bevoegdheid
Inventaris van de nalatenschap	De lijst van bezittingen en hun locaties	Opgesteld door de executeur, de bevoegde erfgenamen of, indien het testament daarin voorziet, een testamentair bewindvoerder	Vroeg, en steeds bijgewerkt; het is de ruggengraat van elke latere stap
Bank- en exchangeafschriften	Registratie van accounts en transacties	De banken en platforms zelf	Om transacties, relaties met platforms en beschikbare account- of saldogegevens te onderbouwen. Een bankoverschrijving naar een exchange bewijst op zichzelf geen account op naam van de overledene.
Belastingaangiften na overlijden / aangifte van nalatenschapsbelasting	Aangiften die na een overlijden nodig kunnen zijn, zoals de inkomstenbelasting van de overledene en de nalatenschapsbelasting (successierechten)	Wie de aangifte indient, hangt af van het soort aangifte en de situatie. Controleer hiervoor de actuele instructies van de bevoegde belastingdienst (Vlaamse Belastingdienst voor het Vlaams Gewest; FOD Financiën voor Brussel en Wallonië en voor de personenbelasting) of vraag een belastingadviseur/notaris	Wanneer aangifte moet worden gedaan; volg de termijn en instructies van de bevoegde autoriteit
Formulieren of claimprocedure van het platform	De procedure waarmee het platform de nalatenschapsclaim behandelt	Het betreffende platform	Wanneer u een platform benadert; sommige platforms hebben een specifiek formulier, bij andere verloopt de aanvraag via support. De vereiste documenten verschillen per platform en situatie
Identiteitsbewijs	Bewijs van wie de aanvrager is	Afgegeven door de overheid	Bij de meeste officiële stappen
Volmachten	Bevoegdheid die de volmachtgever aan een gevolmachtigde verleent; kan onderhands of notarieel worden vastgelegd. Of een onderhandse volmacht voldoende is, hangt af van de handeling en de instantie; voor sommige handelingen kan een notariële volmacht nodig zijn.	De volmachtgever; bij een notariële volmacht legt de notaris de volmacht in een notariële akte vast	Controleer afzonderlijk welke bevoegdheden de volmacht geeft en of deze voor de betreffende handeling wordt aanvaard. Controleer na een overlijden bovendien of en welke betekenis de volmacht dan nog heeft
Chain-of-custody-logboek	Wie welk apparaat of document heeft behandeld en wanneer	Bijgehouden door de nalatenschap zelf	Vanaf de eerste dag; het beschermt de nalatenschap tegen geschillen

Hoe de documenten zich tot elkaar verhouden

De documenten vormen een volgorde, geen stapel:

1. De overlijdensakte is een veelgevraagd basisdocument bij formele nalatenschaps- en providerprocedures; welke documenten wanneer nodig zijn, verschilt per instantie, aanbieder, handeling en rechtsgebied. Bewaar- en inventarisatiestappen kunnen ondertussen afzonderlijk relevant zijn.
2. Het bevoegdheidsdocument (attest of akte van erfopvolging, executele of het lokale equivalent) kan de erfgenamenstatus of een specifieke benoeming vaststellen; het maakt niet automatisch één persoon tot enige bewindvoerder van de nalatenschap. Welke juridische betekenis en reikwijdte een bevoegdheidsdocument heeft, hangt af van het toepasselijke recht en de inhoud van het document. Een instelling kan daarnaast voor haar eigen procedure bepalen welk bewijs zij verlangt of accepteert. Een notaris of juridisch adviseur kan helpen beoordelen wat het document in de concrete situatie betekent. Afhankelijk van de handeling en het platform kan overdracht of sluiting pas plaatsvinden nadat de bevoegdheid is vastgesteld; welk bewijs daarvoor nodig is, verschilt per situatie. Twijfelt u over wie mag handelen? Vraag dan de lokale professional die de nalatenschap behandelt.
3. De inventaris en afschriften beschrijven wat er bestaat, zodat de nalatenschap kan worden gewaardeerd en aangegeven.
4. Platformformulieren en belastingaangiften voltooien elk afzonderlijk proces.

Wordt u gevraagd om een document dat u niet kent? Stel dan altijd eerst de vraag: wie geeft dit in dit land af, en welke autoriteit erkent het? Namen verschillen (attest of akte van erfopvolging, verklaring van erfrecht, executele, Erbschein, certificat d’hérédité) en ook uitgever, functie, bewijswaarde en reikwijdte verschillen per rechtsgebied; behandel documenten uit verschillende landen niet automatisch als equivalenten en controleer welk bewijs voor de betreffende handeling of instelling vereist is.

Wat u niet nodig heeft

• Geen wachtwoorden, seed phrases of private keys, een officieel nalatenschapsproces vraagt daar niet om in een document. Voor een technische herstelopdracht kan specifiek materiaal wel nodig zijn, maar alleen via een vooraf schriftelijk vastgelegd, beveiligd proces.
• Geen genotariseerde kopieën van alles, alleen wat elke instelling expliciet vraagt.
• Geen documenten in een taal die de instelling niet aanvaardt, controleer of officiële vertalingen nodig zijn voordat u ervoor betaalt.

Waar u het dossier bewaart

• Bewaar originele documenten veilig. Controleer per instelling of zij een origineel, gewone kopie, scan of gecertificeerde kopie nodig heeft.
• Bewaar de inventaris en afschriften bij het dossier van de nalatenschap.
• Bewaar geen seed phrases, private keys of wachtwoorden in het documentdossier. Het dossier kan wel gevoelige financiële en persoonlijke informatie bevatten. Deel daarom alleen de documenten en gegevens die de betreffende professional voor zijn of haar taak nodig heeft.

Volgende stappen

Voor het opbouwen van de inventaris zelf: inventaris van een crypto-nalatenschap. Voor wie wanneer handelt: gids voor de executeur van een crypto-nalatenschap en juridische bevoegdheid versus technische toegang.

Regels en termijnen kunnen veranderen en deze pagina is mogelijk nog niet bijgewerkt, controleer de actuele regels altijd bij een lokale advocaat, notaris of belastingadviseur voordat u handelt. Ziet u iets dat niet meer klopt? Neem contact op en wij corrigeren het.